Copilot Studio: com crear un xatbot sense coneixements tècnics

L'automatització de processos clau, com les respostes automàtiques o la gestió de cites, ja és a l'abast de pimes i autònoms gràcies a la implementació de xatbots.

En aquest article, expliquem com crear-ne un de forma senzilla a través de Copilot Studio.

Què és Copilot Studio i funcions que pot assumir un xatbot

Copilot Studio és una plataforma de Microsoft dissenyada per facilitar la creació d'assistents virtuals personalitzats, també coneguts com xatbots. El més destacat d'aquesta eina és el seu enfocament “low-code” o fins i tot “no-code”, cosa que significa que una persona amb pocs coneixements tècnics pot dissenyar i llançar un xatbot funcional en qüestió d'hores.

Els xatbots creats amb Copilot Studio poden assumir múltiples funcions dins un negoci:

• Atenció al client: com respondre preguntes freqüents (FAQs), gestionar reclamacions o proporcionar informació bàsica.
• Gestió de cites: és capaç d'integrar-se amb calendaris per fer reunions o cites automàticament.
• Recollida de dades: mitjançant formularis interactius per captar leads o fer enquestes.
• Automatització de processos interns: com l'assignació de tasques, l'enviament de recordatoris o el seguiment de comandes.
• Integració amb altres eines: com Microsoft Teams, Outlook, SharePoint o fins i tot plataformes externes a través de connectors.

“Un xatbot ben dissenyat allibera temps per oferir un tracte més proper i personalitzat.”

Guia pràctica per desenvolupar un chatbot segons les teves necessitats

Un dels grans atractius de Copilot Studio és que no cal ser un expert per començar. A continuació, us mostrem una guia pas a pas per crear el vostre primer chatbot i adaptar-lo al vostre negoci.

• Accedeix a Copilot Studio: per començar, necessites un compte de Microsoft 365. Des del portal de Microsoft, cerca Copilot Studio i accedeix a la versió gratuïta o de prova.
• Defineix l'objectiu del teu xatbot: abans d'entrar a l'eina reflexiona sobre quin problema vols resoldre. Pot ser reduir el volum de consultes repetitives, agilitzar les reserves de les cites, atendre fora de l'horari d'oficina, etc. Com més clar tingueu l'objectiu, més efectiu serà el xatbot.
• Crea un bot nou des de la plantilla: Copilot Studio ofereix plantilles preconfigurades que pots personalitzar. Alguns exemples apliquen per atenció al client, reserves o enquestes de satisfacció. Seleccioneu la plantilla més propera a les vostres necessitats.
• Personalitza el flux de conversa: mitjançant un editor visual, podràs dissenyar el recorregut que seguirà l'usuari. Aquest flux es compon de temes (preguntes o intencions de lusuari) i de respostes automàtiques.

Per exemple, si el tema és “Horari d'obertura”, la resposta serà “Estem oberts de dilluns a divendres de 9:00 a 18:00”. O si el tema és per a “Reservar cita”, a la resposta el bot sol·licitarà les dades i les registrarà al teu calendari.

• Afegeix contingut del teu negoci: integra informació clau, és a dir, sobre preus, adreça, serveis, polítiques de devolució, etc. Pensa en allò que un client pugui preguntar.
• Integra amb altres aplicacions: L'eina es connecta amb Microsoft Teams, Outlook, SharePoint o fins i tot el vostre lloc web. Això significa que podeu publicar el xatbot a la vostra pàgina per atendre els usuaris, utilitzar-lo dins de Teams perquè l'equip gestioni sol·licituds internes o connectar-lo al vostre CRM per actualitzar automàticament les dades dels clients.
• Prova i ajusta: abans de publicar-ho, utilitza la funció de prova en temps real per simular converses. Així podràs detectar errors o preguntes sense resposta i afinar-les.
• Llança'l i analitza resultats: quan estigui llest, publica'l i revisa les mètriques que ofereix, entre elles, nombre de converses, temes més consultats, percentatge de resolució automàtica, etc. Aquestes dades us ajudaran a millorar el bot amb el temps.

Ara que ja sabeu com crear un xatbot amb Copilot Studio sense coneixements tècnics, és moment de posar-lo en marxa al vostre negoci per oferir l'atenció que els vostres clients mereixen.