RGPD en 2025, guía actualizada para pymes

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), es una norma de la Unión Europea que protege la privacidad de las personas frente al tratamiento de sus datos personales. Afecta a todos los negocios que operen dentro de la UE, independientemente de su tamaño.

Aunque su estructura legal no ha cambiado desde su entrada en vigor, se han publicado nuevas guías, herramientas y aclaraciones a través de:

• La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), a nivel nacional.
• El Comité Europeo de Protección de Datos (EDPB), a nivel europeo.

Estas actualizaciones buscan adaptarse a los nuevos entornos digitales, incluyendo tecnologías como el Big Data, la biometría y la Inteligencia Artificial.

Principales obligaciones para pymes y autónomos

Todos aquellos negocios que operen con datos de clientes dentro de la Unión Europea deben cumplir con los 6 principios clave del RGPD:

• Legalidad, equidad y transparencia: las organizaciones solo pueden procesar los datos personales de un usuario si hay consentimiento previo (prestado libremente, específico e inequívoco).
• Limitación de la finalidad: los datos solo pueden ser recopilados para fines específicos, explícitos y legítimos.
• Minimización de datos: únicamente se podrán tratar aquellos datos personales que sean necesarios y proporcionados a la luz del propósito previsto.
• Precisión: los datos personales inexactos o desactualizados deberán ser rectificados o borrados.
• Limitación de almacenamiento: los negocios deben contar con políticas internas de conservación de los datos y con procesos de eliminación.
• Seguridad: se deben establecer las medidas necesarias para garantizar que los datos estén debidamente protegidos.

Ejemplo práctico: 

Una pyme enfocada en el comercio online puede guardar y utilizar los datos de sus clientes para el envío de pedidos. No puede utilizarlos, sin consentimiento previo, para el envío de campañas de e-mail marketing.

 ¿Cómo afecta el uso de la IA al RGPD?

Cada vez son más los pequeños negocios que incorporan herramientas de IA para sus operaciones diarias, ya sea atención al cliente, gestión de precios, personalización de experiencias o automatización de tareas. Si estas herramientas tratan datos personales, también deben estar sujetas al RGPD.

El EDPB ha señalado tres puntos críticos:

• No se deben usar datos personales para entrenar a la IA sin una base legal clara.
• A pesar de que los modelos afirmen usar datos anónimos, se debe demostrar que no es posible identificar a las personas.
• Si se realizan decisiones automatizadas con efectos significativos sobre las personas, se debe realizar una evaluación de impacto en protección de datos (EIPD).

Ejemplo práctico:

Una pyme que utiliza IA para gestionar citas debe informar de forma clara la usuario, y garantizar que la decisión puede ser revisada por una persona.

Recursos y herramientas para facilitar el cumplimiento

Tanto la AEPD como el EDPB ofrecen una serie de recursos y herramientas gratuitas pata ayudar a pymes y autónomos a aplicar el RGPD:

• Facilita RGPD (AEPD): guía paso a paso para pymes con tratamientos de bajo riesgo.
• Gestiona RGPD (AEPD): herramienta para organizar el registro de actividades, análisis de riesgos, evaluaciones de impacto (EIPD).
• Evalúa-Riesgo RGPD (AEPD): valoración del nivel de riesgo según el tipo de tratamiento.
• Comunica-Brecha RGPD (AEPD): asistente para notificar incidentes de seguridad a la AEPD.
• Guía de protección de datos para pymes (EDPB): recopilación de información y consejos para aplicar el reglamento de forma práctica.

Como has visto, el RDPG es un reglamento que, debido a la rápida evolución de la tecnología, está en constante actualización. Por ello, es importante acceder a información oficial de forma constante para mantener segura la información de los clientes.