Com i per què generar una factura electrònica?

La factura electrònica pot ser una millora dins del procés de facturació del teu comerç en línia. Continua llegint si vols conèixer quins són els seus avantatges i aplicacions!

Una factura representa molt més que un paper amb una quantitat expressada. En realitat, és un document mercantil on es constata que s'ha realitzat de forma legal i vàlida una operació entre dues parts. Tot i això, gràcies a la digitalització, aquest document que solem rebre o emetre de forma física, ha evolucionat per sumar-se a la transformació digital.

Com que sabem que digitalitzar els processos de facturació pot ser que no sigui una tasca fàcil, en aquest post volem resumir tota la informació necessària perquè puguis emetre factures electròniques al teu comerç.

Què és una factura electrònica?

En primer lloc, cal ressaltar que la factura electrònica conté la mateixa informació que una factura tradicional. Això vol dir que, igual que la factura en paper, l'electrònica és el justificant de prestació de serveis o del lliurament de béns, només que s'expedeix i es rep telemàticament.

Un altre factor important que hem de saber sobre la factura electrònica és que la seva expedició està condicionada al consentiment del destinatari. Per tant, aquesta és una alternativa i legal a la factura en paper tradicional.

Avantatges de la factura electrònica

Tant les grans empreses com les pimes, la facturació electrònica té una sèrie d'avantatges. Entre elles poden destacar:

• Permet estalviar en els costos d'impressió i enviament postal que pugui requerir expedir la factura en paper.
• Redueix els cicles de tramitació, sent el temps de gestió i tramesa molt més ràpids i, en conseqüència, també el cobrament.
• Disminueix la probabilitat de frau o de falsificació en no permetre la manipulació del document.
• Genera un menor impacte en el medi ambient permetent estalviar en paper i energia, i disminuint les emissions de CO2 derivades fa la impressió i transport.
• Redueix els errors humans ja que, com que és un sistema automatitzat hi ha menys probabilitats de cometre equivocacions a l'hora d'introduir les dades i enviar la factura.
• Permet estalviar en espai demmagatzematge ja que no ocupa espai físic.
• Facilita l'accés a les factures emmagatzemades fent el procés de poder-les ordenar o localitzar-les més ràpid i àgil.

Tipus de factura electrònica

Hi ha dos tipus de factura electrònica, les de format estructurat i les de format no estructurat. Te les expliquem a continuació!

• Factures format estructurat

Aquestes factures estan formades per dades que poden ser generades de manera automàtica pels programes informàtics de facturació que faci servir l'emissor. De la mateixa manera, també poden ser tramitades de manera automatitzada pels sistemes informàtics del receptor. Un exemple d'aquest tipus de factures podria ser les que fan servir el llenguatge XML com a UBL, FACTURAe o EDIFACT, entre d'altres.

• Factures amb format no estructurat

Aquest tipus de factures consisteixen en una imatge. Això significa que el processament per poder ser introduïdes en els sistemes informàtics requereixi una intervenció manual o, si no, un programa de reconeixement òptic de caràcters (OCR). Les factures més comunes d'aquest tipus són les factures en paper que s'escanegen posteriorment i les factures en format PDF.

Tots dos tipus de factures són capaços de ser transmeses mitjançant internet. La diferència principal entre totes dues és que el format estructurat permet i facilita el tractament automatitzat, mentre que el no estructurat no ho facilita.

Formes de generar una factura electrònica

Ara que coneixem els avantatges i els tipus de factures electròniques, t'expliquem les diferents maneres d'expedir-ne una.

• A través d'un programa o sistema informàtic que creï factures electròniques pel qual s'hi pugui accedir a través d'internet o d'un programa instal·lat a l'ordinador.
• Mitjançant lexpedició dun tercer que presti serveis de facturació electrònica.
• Que puguin ser creades pel mateix destinatari de la factura mitjançant un mètode d'autofacturació.

Quins són els requisits que han de complir les factures electròniques?

Les factures electròniques, a més del consentiment del seu destinatari, igual que qualsevol factura, han de complir els requisits següents:

• Que siguin llegibles.
• Han de garantir la identitat del proveïdor dels béns o serveis facturats i la de l'emissor de la factura en cas que no sigui el mateix.
• Heu de garantir que el contingut de la factura no ha estat modificat.

Cal destacar que tant la llegibilitat com l'autenticitat de les factures electròniques les garanteixen els programes informàtics que les creen o les reben.

Si voleu més informació sobre les factures electròniques, us recomanem visitar la web del Ministeri d'Afers Econòmics i Transformació Digital, FACTURAe.